Whistleblowing Policy and Procedure ( Icelandic )

Það er stefna Útgerðarfélags Reykjavíkur hf., að lögbrot eða ámælisverð háttsemi er ekki liðin í starfsemi félagsins. Félagið hefur sett eftirfarandi starfsreglur í samræmi við ákvæði laga nr. 40/2020.

Starfsmönnum er bæði rétt og skylt að greina frá upplýsingum eða miðla gögnum varðandi lögbrot sem og aðra ámælisverða háttsemi í starfsemi félagsins, til yfirmanna eða eftir atvikum til opinberra eftirlitsaðila með vísan til ákvæða reglnanna sem er að finna í köflum nr. 2 og 3.

Miðlun upplýsinga og gagna til utanaðkomandi aðila, svo sem fjölmiðla, er einungis heimil að fullnægðum skilyrðum sem er að finna í kafla nr. 4.

Kafli 1 – Skilgreiningar

1. gr.

Með innri uppljóstrun er átt við að starfsmaður greinir frá upplýsingum eða miðli gögnum í góðri trú um brot á lögum eða aðra ámælisverða háttsemi í starfsemi vinnuveitenda síns til aðila innan fyrirtækisins eða til opinbers eftirlitsaðila.

2. gr.

Með ytri uppljóstrun er átt við að starfsmaður greini frá upplýsingum eða miðli gögnum í góðri trú um brot á lögum eða aðra ámælisverða háttsemi í starfsemi vinnuveitenda síns til aðila utan fyrirtækisins, t.d. fjölmiðla. Ytri uppljóstrun er að jafnaði ekki heimil nema innri uppljóstrun hafi fyrst verið reynd til þrautar.

3. gr.

Með góðri trú er átt við að starfsmaður hafi góða ástæðu til að telja gögnin eða upplýsingarnar sem miðlað er réttar, það sé í þágu almennings að miðla þeim og að hann eigi ekki annan kost til að koma í veg fyrir þau brot eða þá háttsemi sem um ræðir.

4. gr.

Með ámælisverðri háttsemi er átt við hátterni sem stefnir almannahagsmunum í hættu, t.d. hátterni sem ógnar heilsu eða öryggi fólks eða umhverfi, án þess að um sé að ræða augljóst brot á lögum eða reglum.

5.gr.

Starfsmaður í skilningi reglna þessara er sá sem hefur aðgang að upplýsingum eða gögnum um starfsemi vinnuveitanda vegna hlutverks síns, þ.m.t. ráðinn, settur, skipaður, sjálfstætt starfandi verktaki, stjórnarmaður, starfsnemi, tímabundinn starfsmaður og sjálfboðaliði. Starfsmaður nýtur verndar samkvæmt ákvæðum laga nr. 40/2020, um vernd uppljóstrara, eftir að hlutverki hans lýkur.

Kafli 2 – Málsmeðferð við miðlun upplýsinga innan félagsins – Innri uppljóstrun

6. gr.

Starfsmönnum Útgerðarfélags Reykjavíkur hf. er heimilt að greina frá upplýsingum eða miðla gögnum í góðri trú um brot á lögum eða aðra ámælisverða háttsemi í starfsemi fyrirtækisins til aðila innan þess sem stuðlað getur að því að látið verði af eða brugðist við hinni ólögmætu eða ámælisverðu háttsemi.

7. gr.

Starfsmenn á Fiskiskipum skulu greina frá upplýsingum eða miðla gögnum um meint brot eða ámælisverða háttsemi beint til síns skipstjóra.

Ef upplýsingarnar eða gögnin varða meint brot skipstjóra, þá skal starfsmaður greina frá upplýsingum eða miðla gögnum til útgerðarstjóra eða framkvæmdastjóra.

8. gr.

Starfsmenn í landi, á skrifstofu félagsins sem og sjálfstætt starfandi verktakar, skulu greina frá upplýsingum eða miðla gögnum um meint brot eða ámælisverða háttsemi beint til síns næsta yfirmanns eða verkefnastjóra.

Ef upplýsingarnar eða gögnin varða meint brot næsta yfirmann starfsmans eða verkefnastjóra, þá skal starfsmaður greina frá upplýsingum eða miðla gögnum til  framkvæmdastjóra.

Í þeim tilvikum sem upplýsingarnar eða gögnin varða meint brot framkvæmdastjóra, skal starfsmaður greina frá upplýsingum eða miðla gögnum til stjórnarmanns í félagsstjórn.

9. gr.

Móttakanda upplýsinganna eða gagnanna er skylt að stuðla að því að látið verði af hinni ólögmætu eða ámælisverðu háttsemi eða brugðist á annan hátt við henni.

10. gr.

Móttakandi upplýsinganna skal greina starfsmanninum frá því hvort upplýsingarnar hafi orðið honum tilefni til athafna og þá hverra. Alla jafna skal slíkt gert innan 5 virkra daga frá móttöku upplýsinganna.

11. gr.

Móttakandi upplýsinga eða gagnanna skal gæta leyndar um persónuupplýsingar sem honum berast um þann sem miðlar upplýsingum eða gögnum nema hinn síðarnefndi veiti afdráttarlaust samþykki sitt fyrir því að leynd sé aflétt.

Kafli 3 – Málsmeðferð við miðlun upplýsinga til lögreglu og eftirlitsaðila – Innri uppljóstrun

12. gr.

Sú meginregla skal gilda, að miðlun upplýsinga eða gagna til lögreglu og opinberra eftirlitsaðila, vegna meintra brota á lögum eða vegna annars konar ámælisverðrar háttsemi í starfsemi félagsins, skal einungis framkvæmd af hálfu eða fyrir tilstuðlan framkvæmdastjóra, stjórnarmanns í félagsstjórn eða skipstjóra á fiskiskipum. Aðrir starfsmenn skulu greina frá eða miðla upplýsingum til síns yfirmanns í samræmi við ákvæða í kafla nr. 2.

13. gr.

Öðrum Starfsmönnum Útgerðarfélags Reykjavíkur hf. er þó heimilt að greina frá upplýsingum eða miðla gögnum í góðri trú um brot á lögum eða aðra ámælisverða háttsemi í starfsemi fyrirtækisins til lögregluyfirvalda eða annarra opinberra eftirlitsaðila sem við eiga, ef að starfsmaður hefur réttmæta ástæðu til að ættla að slík tilkynning sé nauðsynleg án nokkura tafa til að vernda rannsóknarhagsmuni.

Kafli 4 – Miðlun til utanaðkomandi aðila – ytri uppljóstrun

14 .gr.

Starfsmanni sem miðlað hefur upplýsingum eða gögnum án þess að það hafi leitt til fullnægjandi viðbragða innan fyrirtækisins, sbr. ákvæði kafla nr. 2., er heimilt í góðri trú að miðla umræddum upplýsingum eða gögnum til utanaðkomandi aðila, þar á meðal fjölmiðla, svo fremi sem starfsmaðurinn hefur réttmæta ástæðu til að ætla að um háttsemi sé að ræða sem getur varðað fangelsisrefsingu

15 .gr.

Í algjörum undantekningartilvikum þegar miðlun skv. framangreindu kemur af gildum ástæðum ekki til greina er miðlun til utanaðkomandi aðila heimil án þess að innri uppljóstrun hafi átt sér stað. Skilyrði er að miðlunin teljist í þágu svo brýnna almannahagsmuna að hagsmunir vinnuveitanda eða annarra verða að víkja fyrir hagsmunum af því að upplýsingum sé miðlað til utanaðkomandi aðila, svo sem til að vernda:

1. öryggi ríkisins eða hagsmuni ríkisins á sviði varnarmála,

2. efnahagslega mikilvæga hagsmuni ríkisins,

3. heilsu manna,

4. umhverfið.

Kafli 4 – Vernd

16. gr.

Miðlun upplýsinga eða gagna að fullnægðum skilyrðum ákvæða laga nr. 40/2020, um vernd uppljóstrara, telst ekki brot á þagnar- eða trúnaðarskyldu sem starfsmaðurinn er bundinn af samkvæmt lögum eða með öðrum hætti. Slík miðlun leggur hvorki refsi- né skaðabótaábyrgð á viðkomandi og getur ekki leitt til stjórnsýsluviðurlaga eða íþyngjandi úrræða að starfsmannarétti.

17. gr.

Óheimilt er að láta starfsmann sæta óréttlátri meðferð sem miðlað hefur upplýsingum eða gögnum skv. ákvæðum laga um vernd uppljóstrara. Til slíkrar meðferðar telst t.d. að rýra réttindi, breyta starfsskyldum á íþyngjandi hátt, segja upp samningi, slíta honum eða láta hvern þann sem miðlað hefur gögnum eða upplýsingum gjalda þess á annan hátt. Brot á því getur varðað sektum eða fangelsi allt að tveimur árum.

18. gr.

Komi til ágreinings fyrir dómi um stöðu starfsmanns með tilliti til hvort miðlun hafi verið óheimil eða að starfsmaður er látinn sæta óréttlátri meðferð í kjölfar hennar skal veita starfsmanninum gjafsókn í héraði, fyrir Landsrétti og Hæstarétti. Gjafsókn fellur niður ef sýnt er fram á fyrir dómi að starfsmaður hafi ekki verið í góðri trú þegar upplýsingum var miðlað.

Samþykkt af Stjórn Útgerðarfélags Reykjavíkur hf. 29.3.2022