Starfsreglur endurskoðunarnefndar

Útgerðarfélags Reykjavíkur hf.

1.gr. Skipun endurskoðunarnefndar

Endurskoðunarnefnd ÚR er undirnefnd stjórnar félagsins og er skipuð af henni í samræmi við IX. kafla A laga nr. 3/2006, um ársreikninga. Nefndin skal starfa í samræmi við íslensk lög og reglur og góða stjórnarhætti. Endurskoðunarnefnd er ætlað að leitast við að tryggja gæði ársreikninga og annarra fjármálaupplýsinga félagsins og óhæði endurskoðenda þess. Nefndin hefur eftirlit með vinnuferli við gerð reikningaskila, áhættugreiningu, virkni innra eftirlits auk ytri endurskoðunar. Nánar er kveðið um hlutverk og verkefni í 4. gr. þessara reglna.

2.gr. Nefndarmenn

Stjórn ber ábyrgð á skipun endurskoðunarnefndar og skal nefndin svara beint til stjórnar. Hún skal skipuð þremur mönnum eigi síðar en mánuði eftir aðalfund. Nefndarmenn skulu vera óháðir endurskoðendum félagsins og meirihluti nefndarmanna skal jafnframt vera óháður félaginu og daglegum stjórnendum þess. Auk þess skal einn nefndarmanna, sem bæði er óháður daglegum stjórnendum og félaginu, vera óháður stórum hluthöfum félagsins. Framkvæmdastjóri félagsins og aðrir daglegir stjórnendur þess skulu ekki eiga sæti í endurskoðunarnefnd. Komi til þess að formaður stjórnar sitji í nefndinni skal hann ekki gegna embætti formanns nefndarinnar. Þannig skal framkvæmdastjóri, stjórnarmaður og formaður endurskoðunarnefndar ekki vera sami einstaklingurinn. Nefndarmenn skulu hafa þekkingu og reynslu í samræmi við störf nefndarinnar og skal að minnsta kosti einn nefndarmaður hafa staðgóða þekkingu og reynslu á sviði reikningsskila og endurskoðunar. Nefndarmenn eru bundnir trúnaði um málefni félagsins og önnur atriði sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu sem nefndarmenn.

3.gr. Heimildir og aðgengi að gögnum

Endurskoðunarnefnd hefur heimild til nauðsynlegrar upplýsingaöflunar innan félagsins til þess að geta uppfyllt skyldur sínar samkvæmt verkreglum þessum. Endurskoðunarnefnd hefur óheftan aðgang að stjórn, stjórnendum og starfsmönnum félagsins, og ytri endurskoðendum í því skyni að fá upplýsingar um verklag og verkferla eða aðrar upplýsingar sem nefndin telur nauðsynlegt að fá vegna starfa sinna. Endurskoðunarnefnd hefur heimildir og fjárhagslegt svigrúm til að leita sér ráðgjafar eins og hún telur nauðsynlegt til að geta uppfyllt þessar skyldur.

4.gr. Hlutverk og ábyrgðarsvið endurskoðunarnefndar

Endurskoðunarnefnd skal leitast við að tryggja gæði ársreikninga og annarra fjármálaupplýsinga félagsins og óhæði endurskoðenda þess. Nefndin skal starfa sem samskiptaaðili milli stjórnar félagsins, stjórnenda og ytri endurskoðenda þess í tengslum við skýrslugjöf þeirra og málefni sem tengjast eftirliti. Nefndin skal jafnframt aðstoða stjórn við að uppfylla skyldur sínar með því að starfa sem óháður og hlutlægur aðili og inna af hendi þau störf sem reglur þessar kveða á um. Nefndin skal fara yfir fjárhagslegar upplýsingar og fyrirkomulag upplýsingagjafar frá stjórnendum, og ytri endurskoðendum. Nefndin skal meta hvort þær upplýsingar sem stjórn fær um rekstur félagsins séu áreiðanlegar og gefi sem gleggsta mynd af stöðu félagsins á hverjum tíma Í samræmi við 108. gr. B laga nr. 3/2006 um ársreikninga skal endurskoðunarnefnd meðal annars hafa eftirfarandi hlutverk án tillits til ábyrgðar stjórnar, stjórnenda eða annarra á þessu sviði:

1. Eftirlit með gerð reikningaskila.

Endurskoðunarnefnd skal fara yfir helstu álitaefni í reikningaskilum með stjórnendum félagsins við gerð ársreiknings og árshlutareikninga áður en stjórn samþykkir reikningana. Nefndin leitast við að leysa ágreiningsmál sem kunna að koma upp við reikningsskilagerðina.

1. Eftirlit með fyrirkomulagi og virkni innra eftirlits, áhættustýring og öðrum eftirlitsgerðum.

Endurskoðunarnefnd hefur eftirlit með því að stjórn tryggi með stefnu sinni og verkreglum að félagið hafi innleitt viðeigandi innra eftirlit sem tekur á áhættum í starfseminni og að þessi innri eftirlitsþættir virki á áhrifaríkan hátt. Nefndin yfirfer með stjórnendum og ytri endurskoðendum eftir þörfum, hvort innra eftirlit, áhættustýring og aðrar eftirlitsaðgerðir séu nægjanleg hverju sinni. Endurskoðunarnefnd skal gera stjórn grein fyrir sviksemismálum sem koma til hennar vitundar, þar sem grunur er um brot á lögum, reglum eða reglugerðum eða þar sem innra eftirlit hefur brugðist.

1. Eftirlit með endurskoðun ársreiknings, samstæðureiknings og annarra fjárhagsupplýsinga félagsins.

Endurskoðunarnefnd skal funda með endurskoðanda félagsins og fara yfir umfang endurskoðunarinnar og endurskoðunaráætlun. Endurskoðandi og endurskoðunarfyrirtæki skal árlega gera endurskoðunarnefnd grein fyrir störfum sínum og skila skýrslu um endurskoðunina og niðurstöður hennar. Í skýrslunni skal sérstaklega geta um veikleika í innra eftirliti og vinnuferli við gerð reikningsskila. Skýra skal nefndinni frá mikilvægum atriðum sem fram koma við endurskoðunina eins fljótt og auðið er.  Endurskoðunarnefnd getur fundað einslega með ytri endurskoðanda eða stjórnendum ef nefndin telur þörf á því.

1. Mat á óhæði ytri endurskoðanda eða endurskoðunarfyrirtækis og eftirlit með öðrum störfum ytri endurskoðenda.

Endurskoðunarnefnd gætir þess að ákvæðum laga nr. 79/2008, um endurskoðendur sé fylgt, meðal annars varðandi tímamörk starfa endurskoðanda fyrir félagið og að endurskoðanda félagsins er óheimilt að starfa í þágu félagsins að öðru en endurskoðun. Endurskoðunarnefnd skal árlega móttaka skriflega staðfestingu endurskoðanda um að ákvæði laga nr. 79/2008 um endurskoðun sé fylgt, þar sem meðal annars skal koma yfirlýsing um að hann sé óháður félaginu. Í mati endurskoðunarnefndar á óhæði endurskoðanda skal nefndin gæta þess að endurskoðandi og endurskoðunarfyrirtæki eigi að vera óháð viðskiptavini sínum, bæði í reynd og ásýnd.

1. Setja fram tillögur til stjórnar um val á ytri endurskoðanda eða endurskoðunarfyrirtæki.

Endurskoðunarnefnd skal setja fram tillögu til stjórnar um val á endurskoðanda.

1. Önnur verkefni

Endurskoðunarnefnd, í samráði við stjórn, skal meta þörf á og gera tillögu um innri endurskoðanda. Nefndin skal árlega meta störf sín.

5.gr. Fundir

Formaður skal boða til funda að eigin frumkvæði eða að ósk annarra nefndarmanna en þó eigi sjaldnar en fjórum sinnum á ári. Í upphafi hvers starfsárs geri endurskoðunarnefnd áætlun um verkefni ársins, nefndarfundi, fundi með endurskoðendum, stjórn og fundi með starfmönnum félagsins. Jafnframt gerir nefndin áætlun um fundarefni. Það er ákvörðun nefndarinnar hvort stjórnendur félagsins eða ytri endurskoðendur eru viðstaddir fundi nefndarinnar. Fundagerðir skulu vera skriflegar og samþykktar af nefndarmönnum. Nefndin skal halda fundargerðabók og senda fundargerðir til stjórnar félagsins.

6.gr. Samskipti við stjórn

Endurskoðunarnefnd skal að minnsta kosti árlega skila skýrslu um störf sín til stjórnar félagsins. Í skýrslu til stjórnar skulu koma fram upplýsingar um samskipti nefndarinnar við stjórn, endurskoðendur og starfsmenn félagsins. Þá skal gerð grein fyrir eftirliti nefndarinnar með vinnuferli við gerð reikningaskila, virkni innra eftirlits og áhættustýringu. Einnig skal gerð grein fyrir eftirliti nefndarinnar með endurskoðun ársreiknings félagsins og mati á óhæði endurskoðanda.

7.gr. Takmarkanir á hlutverki og ábyrgð

Endurskoðunarnefnd ber ábyrgð á þeim skyldum sem koma fram í reglum þessum en ber ekki ábyrgð á reikningsskilum eða endurskoðun ársreikninga. Stjórn og framkvæmdastjóri félagsins bera ábyrgð á reikningsskilum, innleiðingu innra eftirlits og óháðir endurskoðendur bera ábyrgð á endurskoðun ársreikninga félagsins.

8.gr. Annað

Endurskoðunarnefnd skal meta skilvirkni sína ásamt því að fara yfir og endurskoða starfreglur þessar eftir því sem þörf krefur, þó að lágmark árlega. Nefndin leggur til við stjórn viðeigandi breytingar eða aukningu á verkefnum og hlutverki nefndarinnar.

Stjórnendur geta óskað eftir aðstoð nefndarinnar við sérstök úrlausnarefni er varða félagið. Reglur þessar skulu birtar á heimasíðu félagsins.

Reglur staðfestar á stjórnarfundi Útgerðarfélags Reykjavíkur hf. hinn 21. október 2021.